Kazalo

1      Končni in napredni uporabniki 1

1.1       Registracija. 1

1.2       Prijava/ odjava iz sistema. 1

1.3       Urejanje uporabniških podatkov. 1

1.4       Iskanje gradiva. 1

1.4.1        Iskanje po besedilu. 1

1.4.2        Iskanje po poljih. 1

1.4.3        Iskanje po tektoniki arhiva. 1

1.4.4        Iskanje po deskriptorjih. 1

1.4.5        Rezultati iskanja. 1

1.5       Naročilo uporabe. 1

1.5.1        Košarica. 1

1.5.2        Naročilo izposoje arhivskega gradiva – potreben izjemni dostop. 1

1.5.3        Pregled aktualnih naročil 1

1.5.4        Vnos podatkov novega naročila - status: Pričeto. 1

1.5.5        Spremenjeno naročilo - status: Spremenjeno. 1

1.5.6        Spremenjeno naročilo - status: Spremenjeno (plačljivo) 1

1.5.7        Potrjeno naročilo - status: Potrjeno – potrebno plačilo. 1

1.5.8        Ogled pripravljenega gradiva – status: Pripravljeno. 1

1.6       Naročilo reprodukcije. 1

1.6.1        Košarica. 1

1.6.2        Naročilo izposoje arhivskega gradiva – potreben izjemni dostop. 1

1.6.3        Pregled aktualnih naročil 1

1.6.4        Vnos podatkov novega naročila reprodukcije - status: Pričeto. 1

1.6.5        Spremenjeno naročilo - status: Spremenjeno. 1

1.6.6        Spremenjeno naročilo - status: Spremenjeno (plačljivo) 1

1.6.7        Potrjeno naročilo - status: Potrjeno – potrebno plačilo. 1

1.6.8        Ogled pripravljenega gradiva – status: Pripravljeno. 1

1.7       Novice za registrirane uporabnike. 1

1.8       Vnos v knjigo pritožb in pohval 1

1.9       E-Obrazci / E-Vloge. 1

1.9.1        Vloga za izjemni dostop. 1

1.9.2        Vloga za uporabo Reprodukcije AG. 1

1.9.3        Obrazec za reprodukcijo. 1

 

 

 

 

 

 

 

1      Končni in napredni uporabniki

1.1          Registracija

 

Za prijavo/registracijo v aplikacijo VAČ se uporablja enotna točka za preverjanje identitete uporabnikov SI-PASS. Kaj vse je potrebno uporabniku urediti za SI-PASS prijavo je opisano na naslednji povezavi: https://www.si-trust.gov.si/sl/si-pass/.

 

Ko se uporabnik želi prijaviti v VAČ aplikacijo izbere v glavi aplikacije gumb za Prijavo. Osnovna stran VAČ aplikacije je preusmerjena na enotno točko za preverjanje uporabnikov SI-PASS. Ko uporabnik izvede uspešno prijavo v SI-PASS se ponovno izvede preusmeritev nazaj na aplikacijo VAČ.

 

Pri SI-PASS prijavi lahko uporabnik uporabi več različnih načinov prijave (prijava z uporabniškim imenom in geslom, prijava z digitalnim potrdilom,..).

 

Če se je uporabnik prvič prijavil v aplikacijo, se mora najprej izvesti postopek registracije uporabnika. Uporabniku se pri prvi prijavi torej najprej pojavi okno za registracijo, kjer izbere ali gre za fizično osebo ali za predstavnika pravne osebe. Po izbiri ene ali druge možnosti se odpre ekran Matični list.

 

 Na tem ekranu mora uporabnik vpisati svoje osebne podatke. Nekateri podatki, ki so označeni z zvezdico (*) so obvezni. Poleg tega se mora uporabnik strinjati z Izjavo o pogojih uporabe in dostopnosti arhivskega gradiva.

 

Če se je uporabnik prijavil v aplikacijo SI-PASS z digitalnim potrdilom, potem sta polji Vrsta osebnega dokumenta in Številka osebnega dokumenta napolnjena samodejno, sicer je potrebno izbrati vrsto osebnega dokumenta in vpisati številko osebnega dokumenta.

Ko so vpisana vsa obvezna polje uporabnik klikne na gumb “Shrani spremembe” s čimer se matični list uporabnika shrani v aplikacijo VAČ. V primeru, da je matični list uspešno shranjen, se uporabniku pojavi potrditveno okno s sporočilom “Shranjeno”, v primeru napake pa uporabnik dobi sporočilo o napaki.

 

Po uspešnem vnosu matičnega lista se uporabniku prikaže osnovna stran aplikacije VAČ. Uporabnik po registraciji lahko dobi različen status (Registriran, Aktiven). Status uporabnika po prvi prijavi je odvisen od vrste prijave v SI-PASS:

-        uporabnik se prijavi v SI-PASS z digitalnim potrdilom: po uspešnem vnosu Matičnega lista uporabnik dobi status Aktiven

-        uporabnik se v SI-PASS prijavi z uporabniškim imenom in geslom: po uspešnem vnosu Matičnega lista uporabnik dobi status Registriran. Uporabnik v tem primeru še ne more uporabljati funkcionalnosti aktivnega uporabnika (naročanje arhivskega gradiva)!

V primeru, da ima uporabnik status Registriran, se mora za dokončno odobritev popolnega dostopa do vseh funkcionalnosti aplikacije VAČ, osebno oglasiti v Arhivu RS, kjer se preveri veljavnost vpisanega osebnega dokumenta. Administrator aplikacije VAČ na Arhivu RS bo potem lahko takšnemu uporabniku dodelil status Aktiven uporabnik in bo s tem pri naslednji prijavi uporabniku omogočil naročanje Arhivskega gradiva.

 

1.2          Prijava/ odjava iz sistema

 

Ko se uporabnik želi prijaviti v VAČ aplikacijo izbere v glavi aplikacije gumb za Prijavo. Osnovna stran VAČ aplikacije je preusmerjena na enotno točko za preverjanje uporabnikov SI-PASS. Ko uporabnik izvede uspešno prijavo v SI-PASS se ponovno izvede preusmeritev nazaj na aplikacijo VAČ.

Predpogoj za prijavo je registracija v sistem. V kolikor uporabnik še tega ni opravil, ga bo sistem VAČ ob prvi prijavi vodil čez izdelavo Matičnega lista.

 

Odjava iz sistema se izvede s klikom na gumb odjava.

 

1.3          Urejanje uporabniških podatkov

 

Ko se je uporabnik uspešno registriral v aplikacijo VAČ lahko pregleduje in ureja nekatere podatke o svojem računu. Dostop do podatkov o računu je dostopen preko glavnega menija v glavi (klik na gumb z Imenom in Priimkom uporabnika): iz vsebina menija izbere “Podatki o računu”.

Uporabniku se odpre Matični list kjer lahko vidi svoje osebne podatke, ki jih je posredoval pri prvi prijavi. V primeru, da uporabnik ugotovi, da je kateri od podatkov napačen, potem mora obvestiti Administratorja aplikacije VAČ na Arhivu RS, ki mu lahko popravi ustrezen podatek.

Uporabnik na tej strani lahko tudi izvede tiskanje Matičnega lista. Po kliku na link “Tiskaj Matični list” se mu odpre novo okno v aplikaciji spletnega brskalnika z PDF obliko Matičnega lista. To obliko Matičnega lista lahko uporabnik natisne ali samo shrani.

Uporabnik lahko na tej strani dopiše ali spremeni podatke na svojem matičnem listu v naslednjih poljih:

-        Telefon

-        GSM številka

-        Državljanstvo

-        Poklic

Poleg tega lahko uporabnik še izbere Naročanje na novice in dodaja Priponke.

Če se uporabnik želi naročiti na VAČ novice, potem klikne gumb pred
“Naročilo na novice”. Uporabniku se odpre več različnih kategorij novice, ki jih lahko izbere.

Na enak način se lahko uporabnik tudi odjavi od različne kategorije novice.

 

Dodajanje priponk: uporabnik lahko v svoj uporabniški profil pripne tudi datoteke z različnimi dokazili za na primer: Izjemni dostop ali Dovoljenje za uporabo reprodukcije in podobno. Te datoteke bo kasneje uporabnik lahko izbral pri posameznem naročilu arhivskega gradiva.

Dodajanje datotek je možno tako, da se najprej klikne gumb pred “Priponka / Priloga”. Ekran se razširi z prikazom že obstoječih priponk v uporabnikovem profile. Uporabnik lahko doda novo priponko tako, da klikne na gumb “Izberi”. Odpre se novo okno, ki prikazuje datoteke na njegovem osebnem računalniku. Uporabnik izbere ustrezno datoteko in s klikom na gumb “Odpri” se zabeleži ime datoteke, ki jo želimo shraniti v uporabniški profil. Uporabniku se vrne v VAČ aplikacijo, kjer lahko dodatno opiše priloženo datoteko in nato še izbere Vrsto priloge (Dokazilo za izjemni dostop, Dovoljenje za uporabo reprodukcij, Dovoljenje za prilagojen dostop in Drugo). Ko je uporabnik izpolnil vse rubrike v predelu Priponka / Priloga, lahko naloži izbrano datoteko na VAČ strežnik. To stori s klikom na gumb “Dodaj prilogo”.

Pravkar dodana priloga se pojavi tudi v tabeli vseh prilog. Uporabnik lahko iz te tabele ponovno odpre izbrano datoteko s klikom na link “ime datoteke”.

 

V primeru, da se je uporabnik prijavil v SI-PASS z digitalnim potrdilom lahko podpiše priloženo datoteko s svojim digitalnim potrdilom s čimer je potrjena pristnost priloge. Za podpisovanje dokumentov mora uporabnik biti prijavljen v aplikacijo z digitalnim potrdilom.

Po kliku na link “Podpiše dokument” bo njegov brskalnik preusmerjen iz VAČ aplikacije na centralni sistem za podpisovanje e-dokumentov. Po uspešnem podpisu dokumenta, se bo ponovno vrnil na VAČ aplikacijo.

Podrobnejša navodila za podpisovanje e-dokumentov so na voljo na naslednji povezavi: https://www.si-trust.gov.si/sl/podpora-uporabnikom/navodila-in-napotki/elektronsko-podpisovanje-v-sistemu-si-pass/.

 

Uporabnik lahko sedaj vse dodane priloge in vse ostale nastavitve na Novice shrani v svoj uporabniški profil s klikom na gumb “Shrani spremembe”. Če uporabnik ne shrani sprememb, potem se prej priložene datoteke ne bodo shranile in uporabnik jih bo moral ponovno dodajati. Enako velja tudi v primeru, če uporabnik pobriše katero od priponk. Dokler na klikne na gumb “Shrani spremembe” se izbrisana priloga dejansko še ne bo odstranila z njegovega profila!

Če se uporabnik želi vrniti nazaj brez shranjevanja, potem izbere gumb “Prekliči” in se bo vrnil na osnovno stran aplikacije VAČ.

 

1.4          Iskanje gradiva

 

Na voljo so štirje načini iskanja gradiva:

-        iskanje po besedilu,

-        iskanje po poljih,

-        iskanje po tektoniki arhiva,

-        iskanje po deskriptorjih.

1.4.1          Iskanje po besedilu

Za iskanje je v osnovnem načinu na voljo eno samo iskalno polje ki omogoča hitro iskanje gradiva (kot je opisano v nadaljevanju pod naslovom Z vsemi besedami).

Za zahtevnejše poizvedbe so na voljo dodatni iskalni parametri. Za prikaz le-teh uporabite povezavo »Prikaži druge možnosti iskanja«. Za vrnitev v osnovni način uporabite povezavo »Skrij druge možnosti iskanja«. Podrobno razlago za dodatne iskalne parameter najdete pod naslovom Dodatni iskalni parametri.

S pritiskom na gumb »Išči« pričnete iskanje.

Rezultati iskanja se prikažejo v tabeli. Podrobna razlaga je podana pod naslovom Rezultati iskanja.

 

1.4.2          Iskanje po poljih

Iskanje po poljih omogoča iskanje gradiva po posameznih poljih/lastnostih popisne enote.

Uporaba tega načina iskanja je priporočljiva v primeru ciljnega iskanja in dobrega poznavanja pomenov oz. rabe posameznih lastnosti.

V tem načinu iskanja je moč iskati po eni do treh lastnosti hkrati.

Za iskanje izberite lastnost, po kateri želite iskati. Izbirate lahko med naslednjimi:

-        klasifikacijska oznaka,

-        naslov,

-        nivo popisa,

-        signatura,

-        signatura tektonike arhiva,

-        stopnja urejenosti/popisovanja,

-        vsebina,

-        vsebuje tudi,

-        zvrsti arhivskega gradiva.

Nato izberete način primerjave iskane vrednosti:

-        Začne z: iskani pojem se v besedilu lastnosti pojavi na začetku.

-        Vsebuje: iskani pojem se v besedilu lastnosti pojavi kjerkoli.

-        Zaključi z: iskani pojem je v besedilu lastnosti na koncu.

-        Je enako: iskani pojem se v celoti ujema z besedilom lastnosti.

V naslednjem koraku vnesite dejanski iskalni pojem. Obstaja tudi možnost izbire logičnega povezovanja iskalnih polj in sicer:

-        IN, ki določa, ali naj med rezultate uvrsti tiste, katerih lastnosti hkrati ustrezajo obema iskanima pojmoma.

-        ALI, ki določa, ali naj med rezultate uvrsti tiste, katerih lastnosti ustrezajo enemu ali drugemu iskanemu pojmu.

-        IN NE, ki določa, ali naj med rezultate uvrsti tiste, katerih lastnosti ustrezajo enemu, ne pa tudi drugemu iskanemu pojmu.

Za zahtevnejše poizvedbe so na voljo dodatni iskalni parametri. Za prikaz le-teh uporabite povezavo »Prikaži druge možnosti iskanja«. Za vrnitev v osnovni način uporabite povezavo »Skrij druge možnosti iskanja«. Podrobno razlago za dodatne iskalne parameter najdete pod naslovom Dodatni iskalni parametri.

S pritiskom na gumb »Išči« pričnete iskanje.

Rezultati iskanja se prikažejo v tabeli. Podrobna razlaga je podana pod naslovom Rezultati iskanja.

 

1.4.3          Iskanje po tektoniki arhiva

Tektonika arhiva prikazuje strukturo arhivskega gradiva na nivoju fondov in zbirk v obliki drevesnega prikaza. Posamezne veje drevesnega prikaza lahko odprete in zaprete s klikom na znaka plus () in minus (). 

S klikom na povezavo »Prikaži podrobnosti«, ki se nahaja levo v navpičnem meniju, bodo prikazane podrobnosti označene popisne enote. Enako dosežemo z dvoklikom na izbrano popisno enoto.

Nazaj na drevesni prikaz pridemo spet s klikom na »Iskanje« in izbiro zavihka »Iskanje po tektoniki arhiva«.

S povezavo »Omejitev pogleda« se drevesni prikaz omeji le na označeno popisno enoto. Morebitno nadaljnje iskanje je možno le znotraj omejenega področja.

S povezavo »Preklic omejitve« prekličete prej nastavljeno omejitev in omogočite iskanje po celotnem gradivu.

Označeno popisno enoto lahko dodate v delovno mapo z uporabo povezave »Dodaj v delovno mapo«. Ta opcija je na voljo le za prijavljene uporabnike.

 

1.4.4          Iskanje po deskriptorjih

Z iskanjem po deskriptorjih iščete najprej po indeksih zajetih občnih, stvarnih, osebnih in zemljepisnih imen, šele potem najdete tem pojmom pripadajoče arhivsko gradivo. V kolikor iskanega deskriptorja ni v indeksu, to še ne pomeni, da ni gradiva, ki bi bilo v povezavi z njim.

Iskanje po deskriptorjih predstavlja izbirni način iskanja.

Iskanje po deskriptorjih praviloma poteka v dveh korakih:

-        iskanje po pojmih v indeksih,

-        prevzem enega ali več najdenih pojmov za iskanje popisnih enot.

V prvem koraku iščete po deskriptorjih (pojmih v indeksu občnih, stvarnih, osebnih in zemljepisnih imen). Če pred vnesenim iskanim deskriptorjem napišete znak "%", bo sistem poiskal pojem, ki bo vseboval katerokoli zaporedje znakov pred zajetim deskriptorjem.

Slika 1 Prvi korak iskanja po deskriptorjih

Pod gumbom »Išči« se prikaže rezultat prve poizvedbe.

Slika 2 Rezultat prve poizvedbe

Za nadaljevanje iskanja s klikom na znak plus () prenesete želen rezultat na seznam za iskanje na desni strani zaslona. Ko ste z izbiro zadovoljni, kliknete na gumb »Išči«, ki se nahaja pod seznamom na desni strani. Kot alternativa temu postopku lahko kliknete na številko levo od znaka plus (). S tem takoj sprožite iskanje po arhivskem gradivu, ki je povezano z dotičnim pojmom.

Rezultati iskanja se prikažejo v tabeli. Podrobna razlaga je podana pod naslovom Rezultati iskanja.

 

Dodatni iskalni parametri

Z vsemi besedami

Sistem poišče popisne enote, ki vsebujejo vse vnesene iskalne pojme ne glede na njihov položaj v besedilu.

 

Z ustrezno besedno zvezo

Sistem poišče popisne enote, ki vsebujejo natanko vnesene iskalne pojme. Zato je pomemben besedni red.

 

S katerokoli besedo

Sistem poišče popisne enote, ki vsebujejo vsaj enega od vnesenih iskalnih pojmov.

 

Brez besed

Sistem poišče popisne enote, ki ne vsebujejo nobenega od vnesenih iskalnih pojmov.

 

Besede, ki podobno zvenijo (Soundex)

Sistem išče tudi besede, ki zvenijo podobno vnesenim.

Primer: iskanje po pojmu „Greif“ najde tudi pojem „Grajf“.

 

Upoštevanje besednih variant (besedni koren)

Iskanje z upoštevanjem različnih pregibov besed.

Primer: iskanje po pojmu „zveza“ najde tudi pojem „zveze“.

Priporočilo: namesto te funkcije uporabljajte možnost iskanje po poljih, kjer vnesete koren (npr. "zvez" najde tudi "zveze"). Ko ste našli zadetke npr. za en fond, uporabite opcijo Iskanje znotraj zadetkov in nadaljujete iskanje po poljih.

 

Iskanje po polnem tekstu v povezanih datotekah

iskanje poteka tudi po elementih, ki so v povezavi s popisno enoto.

 

Poudari zadetke

V prikazu rezultatov iskanja bodo iskane besede poudarjene.

 

Področje iskanja

Iz spustnega seznama lahko izberete področje iskanja:

-        Celotni arhiv: Iskanje poteka po celotni dostopni podatkovni zbirki arhivskega gradiva.

-        Zadnji rezultati iskanja: Iskanje poteka znotraj rezultatov zadnjega iskanja. Ta opcija ni izvedljiva, v kolikor poprej niste opravili vsaj enega iskanja.

-        Omejitev na popisno enoto: Iskanje poteka znotraj določene popisne enote in podrejenih enot. Popisno enoto oz. nivo za omejitev lahko določite ali prekličete v načinu iskanja po tektoniki arhiva.

-        Po delovnih mapah: Iskanje zajema le popisne enote znotraj določene delovne mape. Da bi bila ta opcija izvedljiva, morate biti prijavljeni v sistem in imeti izdelano vsaj eno delovno mapo.

 

Področje iskanja (arhivi)

Iz spustnega seznama lahko izberete arhiv, po katerem želite iskati. Ta parameter je na voljo le v načinu iskanja po poljih.

 

Časovno obdobje

Omogoča iskanje po obdobju nastanka vsebine popisne enote. Navedete lahko začetni datum »od« in/ali datum »do«.

Datum lahko vnesete v tekstovno polje (v formatu »dd.MM.llll«) ali pa ga izberete iz koledarja, ki se odpre ob kliku v tekstovno polje. Za dodatno pomoč sta v koledarju na voljo dva drsnika, ki omogočata hitrejšo izbiro leta in meseca.

 

Vrsta arhivskega gradiva

Omogoča omejitev iskanja na točno določeno vrsto gradiva.

 

Preko spleta dostopne slike

Omogoča omejitev na popisne enote, ki vsebujejo slike, dostopne preko spleta.

 

Nivo(ji) popisa

Omogoča omejitev iskanja na določene nivoje popisa. Nivoje izberete s klikom na gumb desno od vnosnega polja. Odpre se vam okno s potrditvenimi polji, kjer lahko izberete enega ali več nivojev popisa.

 

Dodatni iskalniki

Omogoča izbiro dodatnih iskalnikov, kot sta:

-        Iskalnik po prostorskih podatkih in

-        Iskalnik po zvočno-slikovnem (AV) gradivu.

 

1.4.5          Rezultati iskanja

 

Rezultati iskanja so nanizani v tabeli, kot je prikazano na spodnji sliki.

Slika 3 Rezultati iskanja

V prvem stolpcu tabele je potrditveno polje, s katerim označite izbrane popisne enote za dodajanje v košarico ali v delovno mapo ter za prikaz podrobnosti (samo za prvo izbrano popisno enoto).

Sledi gumb v obliki košarice (), s katerim lahko dodate popisno enoto v košarico za naročanje. Košarica je na voljo le, če je popisna enota na voljo za naročilo.

V stolpcu »Naslov/Vsebuje tudi« je izpisan naslov popisne enote.

Stolpec »Časovno obdobje« prikazuje obdobje nastanka vsebine popisne enote.

Stolpec »Nivo« prikazuje nivo popisa.

Stolpec »Signatura« prikazuje signaturo popisne enote.

Stolpec »Ustreznost« prikazuje nivo ujemanja z iskalnimi parametri.

Stolpec »Dostopnost« prikazuje podatek o dostopnosti popisne enote.

V stolpcu »Iskalnik« je prikazana povezava do popisne enote, najdene z drugim iskalnikom (le v primeru, ko je med dodatnimi iskalnimi parametri izbran dodatni iskalnik). V primeru, da popisni enoti (PE v glavni zbirki in PE v zbirki, po kateri je iskal dodatni iskalnik) nista enoznačno povezani (nepopolni podatki popisa), potrditveno polje, košarica in nekateri drugi podatki niso na voljo.

Klik na gumb  v stolpcu »TA« prikaže položaj popisne enote v drevesni strukturi, kot prikazuje spodnja slika.

Slika 4 Položaj popisne enote v drevesni strukturi

Dvoklik na popisno enoto v prikazanem drevesu prikaže položaj popisne enote v načinu iskanja po tektoniki arhiva. Okno z drevesnim prikazom zaprete s klikom izven njega.

Nad tabelo z rezultati sta na voljo dve potrditveni polji:

-        Prikaži samo dostopne popisne enote osveži seznam rezultatov in prikaže le tiste, ki so na voljo za naročilo.

-        Prikaži seznam s slikami prikaže javno dostopne digitalizate, povezane s popisno enoto.

Pod tabelo je vrstica za navigacijo po straneh rezultatov.

Slika 5 Navigacija po straneh rezultatov

Na levi strani v navpičnem meniju je na voljo dodatna omejitev za »Iskanje znotraj zadetkov«. Klik na povezavo vas preusmeri na stran za iskanje po poljih, kjer se v področju iskanja samodejno označi »(Zadnji rezultati iskanja)«.

 

1.5          Naročilo uporabe

1.5.1          Košarica

Popisno enoto, katere gradivo želi uporabnik naročiti, mora iz rezultatov iskanja dodati v košarico. V košarici je pri vsaki PE na voljo gumb (povezava) »Naročilo uporabe«.

S klikom na gumb za naročilo se odpre stran za vnos podatkov novega naročila.

 

1.5.2          Naročilo izposoje arhivskega gradiva – potreben izjemni dostop

 

Uporabnik mora pri naročanju arhivskega gradiva, ki potrebuje Dokazilo za izjemni dostop obvezno priložiti ustrezno datoteko (prilogo) preden sploh lahko shrani novo naročilo.

Popisne enote, ki zahtevajo Dokazilo za izjemni dostop uporabnika pri naročanju najprej opozorijo, da gre za gradivo z omejenim dostopom in mu ponudijo, da izbere eno od spodnjih možnosti:

Figure 1:Naročilo gradiva z omejenim dostopom

 

V kolikor uporabnik izbere da ima dokazila za izjemen dostop, potem mora ta dokazila priložiti samemu naročilu! Na samem naročilu ima prednastavljeno izbiro: Imam dokazila za izjemni dostop. Naročila samega pa ne more oddati, dokler ne priloži oziroma izbere ustrezne priloge.

Figure 2: Dodajanje prilog za Izjemni dostop

 

Figure 3: Potrebno je izbrati vsaj eno prilogo

 

Izjemoma uporabniku ni potrebno eksplicitno dodajati oziroma izbirati nobene priloge, če ima v svojem uporabniškem profilu že notificirano prilogo. Notifikacijo priloge izvede napredni uporabnik, kjer določi veljavnost notifikacije (datum) in izbere oziroma doda Popisne enote za katere velja Dokazilo za izjemni dostop. Podrobnosti notifikacije so opisane v poglavju » Napredni uporabnik – Notifikacije prilog«.

V primeru torej, ko uporabnik ni dodal ustreznega Dokazila za izjemni dostop se pri oddaji naročila preveri, če ima uporabnik že notificirano kakšno prilogo, ki velja za naročilo izbrane popisne enote. V primeru, da v uporabniškem profilu obstaja notificirana priloga za Popisno enoto, potem VAČ aplikacija dovoli, da uporabnik shrani ali odda naročilo, kljub temu, da ni izbral priloge za izjemni dostop.

 

1.5.3          Pregled aktualnih naročil

Do seznama aktualnih naročil lahko uporabnik pride s klikom na gumb za prikaz naročil.

Na seznamu so prikazana vsa naročila, ki jih je shranil ali oddal in niso stornirana ali zaključena.

Stolpci na seznamu:

-        ID: unikatni identifikator naročila,

-        Datum naročila: datum oddaje naročila,

-        Datum uporabe: predviden datum uporabe gradiva,

-        Arhiv: signatura arhiva, ki hrani naročeno gradivo,

-        Signatura: signatura naročene popisne enote (v nadaljevanju PE),

-        Naslov PE: naslov PE,

-        Nivo popisa: nivo popisa naročene PE (če je podatek na voljo)

-        Namen naročanja: namen naročanja

-        ID uporabnika: unikatni identifikator naročnika

-        Uporabnik: ime in priimek naročnika

-        Status naročila

-        Reprodukcija: vrsta naročila (uporaba ali reprodukcija)

Filter

Za iskanje naročila je na voljo potrditveno polje Filter, ki vključi iskalna polja za posamezne stolpce. Ob vnosu ali spremembi vrednosti in potrditvi s tipko Enter se seznam omeji glede na vnesene vrednosti.

 

1.5.4          Vnos podatkov novega naročila - status: Pričeto

Na strani za vnos podatkov naročila uporabe/reprodukcije so naslednja polja:

-        ID Naročila: unikatni identifikator naročila. Začeta vrednost je 0, ker naročilo še ni shranjeno.

-        Status naročila: trenutni status naročila. Začetna vrednost je »Pričeto«.

-        ID uporabnika: podatki o naročniku (ID, ime in priimek, naslov in poštna številka).

-        Zastopa organizacijo: podatki o organizaciji, ki jo naročnik zastopa.

-        Signatura PE: signatura naročene popisne enote

-        Naslov PE: naslov popisne enote.

-        Datum oddaje naročila: datum oddaje naročila.

-        Datum načrtovane uporabe: želeni datum pričetka uporabe.

-        Datum uporabe do: datum konca uporabe. Ta datum se kreira ob predaji naročila/gradiva v uporabo.

-        Namen naročanja: izbrati je potrebno enega izmed naslednjih namenov uporabe:

o   drugo (privzeta vrednost),

o   znanstveno-raziskovalni,

o   upravno-pravni.

-        Način dostopa: izbrati je potrebno enega izmed naslednjih načinov dostopa:

o   e-pošta,

o   ogled v čitalnici,

o   osebni prevzem,

o   pošta,

o   SOVD (Spletno odložišče velikih datotek),

o   VAČ (privzeta vrednost).

Dejanski načini dostopa se lahko razlikujejo od zgoraj naštetih.

Pri poudarjenih načinih so na voljo še dodatne možnosti za izbiro:

o   Elektronska oblika: izbirate lahko med različnimi elektronskimi podatkovnimi nosilci, kot so plošča CD, plošča DVD, zunanji pomnilniki (USB) in drugimi.

o   Papirna oblika: izbirate lahko med različnimi papirnimi formati (A3, A4, barvno, čb, enostransko, dvostransko …).

o   Drugo: uporabnik lahko v polje »Sporočilo čitalnici« zapiše, v kakšni obliki želi dobiti gradivo.

-        Sporočilo čitalnici: če želi, lahko uporabnik vnese sporočilo čitalnici.

-        Komentar čitalnice: komentar, ki ga vnese čitalničar med obdelavo naročila.

-        Pravice dostopa: podatek o pravici dostopa do naročenega gradiva (ni omejitve, dovoljenje izročitelja ipd.).

-        Dostopnost: podatek o vrsti dostopa (javno dostopno, uslužbencem dostopno ipd.)

-        Uporabnost: podatek o razpoložljivosti gradiva (na razpolago, ni na razpolago)

-        Vrsta omejitve: podatek o morebitnih omejitvah za dostop. Pri nekaterih so potrebna dodatna dovoljenja za dostop.

-        Zaščita dokumenta je potekla: podatek o morebitnem poteku omejitve za dostop.

-        Želim anonimizacijo AG: v primeru omejitve za dostop do dokumenta lahko uporabnik izrazi željo po anonimizaciji gradiva. Postopek je opisan v poglavju »Naročilo izposoje arhivskega gradiva – potreben izjemni dostop«.

-        Imam dovoljenje za uporabo reprodukcij: uporabnik lahko k naročilu doda dokazilo o dovoljenju za uporabo reprodukcij. Postopek za vnos dokazil je opisan v poglavju »Vnos dovoljenja za uporabo reprodukcij«.

-        Prilagojen dostop: uporabnik lahko k naročilu doda dokazilo o upravičenosti za prilagoditev gradiva za ranljive skupine. Postopek za vnos dokazil je enak postopku pri dovoljenju za uporabo reprodukcij, le da lahko opis izbere iz vnaprej pripravljenega seznama kategorij prilagojenega dostopa.

-        Pristojni arhiv: podatek o arhivu, ki hrani naročeno gradivo.

-        Ime in priimek skrbnika naročila: podatek o skrbniku naročila na strani pristojnega arhiva. Podatek je na voljo šele po prevzemu naročila v obdelavo.

*poudarjeni nazivi označujejo polja, ki jih uporabnik lahko spremeni.

 

Po vnosu podatkov naročila so na voljo naslednje akcije:

-        Shrani: naročilo se shrani in gre v status »Shranjeno«. Naročilo je pripravljeno na nadaljnjo obdelavo, ni pa še oddano.

-        Oddaj naročilo: naročilo gre najprej v stanje »Oddano«. Naročilo je pripravljeno na prevzem s strani arhivista iz pristojnega arhiva.

-        Izbriši: ker naročilo še ni shranjeno, ga je s klikom na gumb možno izbrisati.

-        Nazaj: pomik na seznam naročil

Naročila ni mogoče oddati ali shraniti, če gradivo na datum načrtovane uporabe ni na voljo oz. je rezervirano z drugim naročilom.

 

1.5.4.1      Vnos dovoljenja za uporabo reprodukcij

 

1.5.5          Spremenjeno naročilo - status: Spremenjeno

V primeru, da arhivist spremeni postavke na oddanem naročilu in ga shrani, dobi naročilo nazaj uporabnik, ki lahko spremembe potrdi (se strinja z njimi), lahko sam naročilo dodatno spremeni ali spremembe zavrne.

V primeru strinjanja s spremembami ali vnosa dodatnih sprememb na naročilu lahko uporabnik spremembe potrdi z gumbom »Potrdi spremembo«. Naročilo gre v stanje »Spremembe potrjene«.

V primeru nestrinjanja s premembami lahko uporabnik le-te zavrne z gumbom »Zavrni spremembo«. Naročilo gre v stanje »Spremembe zavrnjene«.

 

1.5.6          Spremenjeno naročilo - status: Spremenjeno (plačljivo)

V primeru, da je arhivist označil naročilo kot plačljivo in ga shranil, se lahko uporabnik s plačilom strinja in spremembe potrdi z gumbom »Potrdi spremembo«, ali pa naročilo zavrne z gumbom »Zavrni spremembo«.

 

1.5.7          Potrjeno naročilo - status: Potrjeno – potrebno plačilo

V primeru, da je arhivist označil naročilo kot plačljivo in ga potrdil, ga mora naročnik plačati. Podatki o plačilu so navedeni na dnu strani z naročilom.

 

V primeru izbire plačila s kreditno kartico lahko uporabnik plačilo izvede oz. prične proces plačevanja s klikom na gumb »Plačaj«. Ko je plačilo izvedeno, se status naročila spremeni v »Potrjeno«, arhivist pa lahko nadaljuje s pripravo gradiva.

Če se uporabnik odloči za drugo vrsto plačila, mora arhiv oz. arhivista o izvedenem plačilu obvestiti sam.

 

1.5.8          Ogled pripravljenega gradiva – status: Pripravljeno

 

Ko je gradivo pripravljeno, lahko z gumbom »Poglej gradivo«, ki se nahaja na dnu strani z naročilom, pričnemo z ogledom gradiva.

V primeru, da je naročnik izbral način dostopa VAČ, si lahko gradivo ogleda v aplikaciji VAČ, sicer pa lahko vidi le seznam pripravljenega gradiva

 

S klikom na gumb »Poglej« se pomakne na stran za ogled digitalnega informacijskega paketa (DIP). Vsak paket je prikazan ločeno.

 

1.5.8.1      Ogled paketa DIP

Na strani za ogled paketa DIP so na vrhu prikazani osnovni podatki o paketu in sicer:

-        Popisna enota naročila: PE, katere gradivo je uporabnik naročil.

-        Popisna enota paketa AIP: PE, na katere je vezan paket AIP, ki je bil osnova za pripravo paketa DIP. PE je lahko enaka naročeni ali pa je podrejena PE.

 


Pod osnovnimi podatki je v drevesni strukturi prikazana vsebina paketa, na desni pa podatki o označenem elementu/datoteki ter okno za ogled datoteke.

 

Uporabnik ima na voljo naslednje akcije, ki jih sproži iz levega menija:

-        Prenesi: na svoj računalnik prenese označeno datoteko.

-        Prikaži kot e-pošta: vsebino paketa prikaže v obliki, ki je primerna za ogled e-pošte. V kolikor paket ne vsebuje pravilno oblikovanih podatkov, prikaz ne deluje pravilno.

-        Prikaži kot ISUD: vsebino paketa prikaže v obliki, ki je primerna za ogled paketa ISUD. V kolikor paket ne vsebuje pravilno oblikovanih podatkov, prikaz ne deluje pravilno.

-        Osnovni pogled: iz pogleda za e-pošte ali ISUD preklopi na osnovni pogled.

 


 

1.6          Naročilo reprodukcije

1.6.1          Košarica

Popisno enoto, katere gradivo želi uporabnik naročiti, mora iz rezultatov iskanja dodati v košarico. V košarici je pri vsaki PE na voljo gumb (povezava) »Naročilo reprodukcije«.

S klikom na gumb za naročilo se odpre stran za vnos podatkov novega naročila reprodukcije.

 

1.6.2          Naročilo izposoje arhivskega gradiva – potreben izjemni dostop

 

Uporabnik mora pri naročanju arhivskega gradiva, ki potrebuje Dokazilo za izjemni dostop obvezno priložiti ustrezno datoteko (prilogo) preden sploh lahko shrani novo naročilo.

Popisne enote, ki zahtevajo Dokazilo za izjemni dostop uporabnika pri naročanju najprej opozorijo, da gre za gradivo z omejenim dostopom in mu ponudijo, da izbere eno od spodnjih možnosti:

Figure 1:Naročilo gradiva z omejenim dostopom

 

V kolikor uporabnik izbere da ima dokazila za izjemen dostop, potem mora ta dokazila priložiti samemu naročilu! Na samem naročilu ima prednastavljeno izbiro: Imam dokazila za izjemni dostop. Naročila samega pa ne more oddati, dokler ne priloži oziroma izbere ustrezne priloge.

Figure 2: Dodajanje prilog za Izjemni dostop

 

Figure 3: Potrebno je izbrati vsaj eno prilogo

 

Izjemoma uporabniku ni potrebno eksplicitno dodajati oziroma izbirati nobene priloge, če ima v svojem uporabniškem profilu že notificirano prilogo. Notifikacijo priloge izvede napredni uporabnik, kjer določi veljavnost notifikacije (datum) in izbere oziroma doda Popisne enote za katere velja Dokazilo za izjemni dostop. Podrobnosti notifikacije so opisane v poglavju » Napredni uporabnik – Notifikacije prilog«.

V primeru torej, ko uporabnik ni dodal ustreznega Dokazila za izjemni dostop se pri oddaji naročila preveri, če ima uporabnik že notificirano kakšno prilogo, ki velja za naročilo izbrane popisne enote. V primeru, da v uporabniškem profilu obstaja notificirana priloga za Popisno enoto, potem VAČ aplikacija dovoli, da uporabnik shrani ali odda naročilo, kljub temu, da ni izbral priloge za izjemni dostop.

 

1.6.3          Pregled aktualnih naročil

Do seznama aktualnih naročil lahko uporabnik pride s klikom na gumb za prikaz naročil.

Na seznamu so prikazana vsa naročila, ki jih je shranil ali oddal in niso stornirana ali zaključena. V predzadnjem stolpcu tudi vidimo, če ger za naročilo reprodukcije (vrednost v stolpcu: »Da«).

Stolpci na seznamu:

-        ID: unikatni identifikator naročila,

-        Datum naročila: datum oddaje naročila,

-        Datum uporabe: predviden datum uporabe gradiva,

-        Arhiv: signatura arhiva, ki hrani naročeno gradivo,

-        Signatura: signatura naročene popisne enote (v nadaljevanju PE),

-        Naslov PE: naslov PE,

-        Nivo popisa: nivo popisa naročene PE (če je podatek na voljo)

-        Namen naročanja: namen naročanja

-        ID uporabnika: unikatni identifikator naročnika

-        Uporabnik: ime in priimek naročnika

-        Status naročila

-        Reprodukcija: vrsta naročila (Reprodukcija ima v stolpcu vrednost »Da«)

Filter

Za iskanje naročila je na voljo potrditveno polje Filter, ki vključi iskalna polja za posamezne stolpce. Ob vnosu ali spremembi vrednosti in potrditvi s tipko Enter se seznam omeji glede na vnesene vrednosti.

 

1.6.4          Vnos podatkov novega naročila reprodukcije - status: Pričeto

Na strani za vnos podatkov naročila uporabe/reprodukcije so naslednja polja:

-        ID Naročila: unikatni identifikator naročila. Začeta vrednost je 0, ker naročilo še ni shranjeno.

-        Status naročila: trenutni status naročila. Začetna vrednost je »Pričeto«.

-        ID uporabnika: podatki o naročniku (ID, ime in priimek, naslov in poštna številka).

-        Zastopa organizacijo: podatki o organizaciji, ki jo naročnik zastopa.

-        Signatura PE: signatura naročene popisne enote

-        Naslov PE: naslov popisne enote.

-        Datum oddaje naročila: datum oddaje naročila.

-        Datum načrtovane uporabe: želeni datum pričetka uporabe.

-        Datum uporabe do: datum konca uporabe. Ta datum se kreira ob predaji naročila/gradiva v uporabo.

-        Namen naročanja: izbrati je potrebno enega izmed naslednjih namenov uporabe:

o   drugo (privzeta vrednost),

o   znanstveno-raziskovalni,

o   upravno-pravni.

-        Vrsta reprodukcije: Izbrati je potrebno vrsto reprodukcije.

-        Način dostopa: izbrati je potrebno enega izmed naslednjih načinov dostopa:

o   e-pošta,

o   ogled v čitalnici,

o   osebni prevzem,

o   pošta,

o   SOVD (Spletno odložišče velikih datotek),

o   VAČ (privzeta vrednost).

Dejanski načini dostopa se lahko razlikujejo od zgoraj naštetih.

Pri poudarjenih načinih so na voljo še dodatne možnosti za izbiro:

o   Elektronska oblika: izbirate lahko med različnimi elektronskimi podatkovnimi nosilci, kot so plošča CD, plošča DVD, zunanji pomnilniki (USB) in drugimi.

o   Papirna oblika: izbirate lahko med različnimi papirnimi formati (A3, A4, barvno, čb, enostransko, dvostransko …).

o   Drugo: uporabnik lahko v polje »Sporočilo čitalnici« zapiše, v kakšni obliki želi dobiti gradivo.

-        Sporočilo čitalnici: če želi, lahko uporabnik vnese sporočilo čitalnici.

-        Komentar čitalnice: komentar, ki ga vnese čitalničar med obdelavo naročila.

-        Pravice dostopa: podatek o pravici dostopa do naročenega gradiva (ni omejitve, dovoljenje izročitelja ipd.).

-        Dostopnost: podatek o vrsti dostopa (javno dostopno, uslužbencem dostopno ipd.)

-        Uporabnost: podatek o razpoložljivosti gradiva (na razpolago, ni na razpolago)

-        Vrsta omejitve: podatek o morebitnih omejitvah za dostop. Pri nekaterih so potrebna dodatna dovoljenja za dostop.

-        Zaščita dokumenta je potekla: podatek o morebitnem poteku omejitve za dostop.

-        Želim anonimizacijo AG: v primeru omejitve za dostop do dokumenta lahko uporabnik izrazi željo po anonimizaciji gradiva. Postopek je opisan v poglavju »Naročilo izposoje arhivskega gradiva – potreben izjemni dostop«.

-        Imam dovoljenje za uporabo reprodukcij: uporabnik lahko k naročilu doda dokazilo o dovoljenju za uporabo reprodukcij. Postopek za vnos dokazil je opisan v poglavju »Vnos dovoljenja za uporabo reprodukcij«.

-        Prilagojen dostop: uporabnik lahko k naročilu doda dokazilo o upravičenosti za prilagoditev gradiva za ranljive skupine. Postopek za vnos dokazil je enak postopku pri dovoljenju za uporabo reprodukcij, le da lahko opis izbere iz vnaprej pripravljenega seznama kategorij prilagojenega dostopa.

-        Pristojni arhiv: podatek o arhivu, ki hrani naročeno gradivo.

-        Ime in priimek skrbnika naročila: podatek o skrbniku naročila na strani pristojnega arhiva. Podatek je na voljo šele po prevzemu naročila v obdelavo.

*poudarjeni nazivi označujejo polja, ki jih uporabnik lahko spremeni.

 

Po vnosu podatkov naročila so na voljo naslednje akcije:

-        Shrani: naročilo se shrani in gre v status »Shranjeno«. Naročilo je pripravljeno na nadaljnjo obdelavo, ni pa še oddano.

-        Oddaj naročilo: naročilo gre najprej v stanje »Oddano«. Naročilo je pripravljeno na prevzem s strani arhivista iz pristojnega arhiva.

-        Izbriši: ker naročilo še ni shranjeno, ga je s klikom na gumb možno izbrisati.

-        Nazaj: pomik na seznam naročil

Naročila reprodukcije ni mogoče oddati ali shraniti, če gradivo na datum načrtovane uporabe ni na voljo oz. je rezervirano z drugim naročilom.

 

1.6.4.1      Vnos dovoljenja za uporabo reprodukcij

 

1.6.5          Spremenjeno naročilo - status: Spremenjeno

V primeru, da arhivist spremeni postavke na oddanem naročilu in ga shrani, dobi naročilo nazaj uporabnik, ki lahko spremembe potrdi (se strinja z njimi), lahko sam naročilo dodatno spremeni ali spremembe zavrne.

V primeru strinjanja s spremembami ali vnosa dodatnih sprememb na naročilu lahko uporabnik spremembe potrdi z gumbom »Potrdi spremembo«. Naročilo gre v stanje »Spremembe potrjene«.

V primeru nestrinjanja s premembami lahko uporabnik le-te zavrne z gumbom »Zavrni spremembo«. Naročilo gre v stanje »Spremembe zavrnjene«.

Če je arhivist spremenil naročilo, potem mora obvezno dodati tudi komentar, tako, da lahko vidimo zakaj je bilo naročilo spremenjeno.

 

1.6.6          Spremenjeno naročilo - status: Spremenjeno (plačljivo)

V primeru, da je arhivist označil naročilo kot plačljivo in ga shranil, se lahko uporabnik s plačilom strinja in spremembe potrdi z gumbom »Potrdi spremembo«, ali pa naročilo zavrne z gumbom »Zavrni spremembo«.

 

1.6.7          Potrjeno naročilo - status: Potrjeno – potrebno plačilo

V primeru, da je arhivist označil naročilo kot plačljivo in ga potrdil, ga mora naročnik plačati. Podatki o plačilu so navedeni na dnu strani z naročilom.

 

V primeru izbire plačila s kreditno kartico lahko uporabnik plačilo izvede oz. prične proces plačevanja s klikom na gumb »Plačaj«. Ko je plačilo izvedeno, se status naročila spremeni v »Potrjeno«, arhivist pa lahko nadaljuje s pripravo gradiva.

Če se uporabnik odloči za drugo vrsto plačila, mora arhiv oz. arhivista o izvedenem plačilu obvestiti sam.

 

1.6.8          Ogled pripravljenega gradiva – status: Pripravljeno

 

Ko je gradivo pripravljeno, lahko z gumbom »Poglej gradivo«, ki se nahaja na dnu strani z naročilom, pričnemo z ogledom gradiva.

V primeru, da je naročnik izbral način dostopa VAČ, si lahko gradivo ogleda v aplikaciji VAČ, sicer pa lahko vidi le seznam pripravljenega gradiva

 

S klikom na gumb »Poglej« se pomakne na stran za ogled digitalnega informacijskega paketa (DIP). Vsak paket je prikazan ločeno.

 

1.6.8.1      Ogled paketa DIP

Na strani za ogled paketa DIP so na vrhu prikazani osnovni podatki o paketu in sicer:

-        Popisna enota naročila: PE, katere gradivo je uporabnik naročil.

-        Popisna enota paketa AIP: PE, na katere je vezan paket AIP, ki je bil osnova za pripravo paketa DIP. PE je lahko enaka naročeni ali pa je podrejena PE.

 


Pod osnovnimi podatki je v drevesni strukturi prikazana vsebina paketa, na desni pa podatki o označenem elementu/datoteki ter okno za ogled datoteke.

 

Uporabnik ima na voljo naslednje akcije, ki jih sproži iz levega menija:

-        Prenesi: na svoj računalnik prenese označeno datoteko.

-        Prikaži kot e-pošta: vsebino paketa prikaže v obliki, ki je primerna za ogled e-pošte. V kolikor paket ne vsebuje pravilno oblikovanih podatkov, prikaz ne deluje pravilno.

-        Prikaži kot ISUD: vsebino paketa prikaže v obliki, ki je primerna za ogled paketa ISUD. V kolikor paket ne vsebuje pravilno oblikovanih podatkov, prikaz ne deluje pravilno.

-        Osnovni pogled: iz pogleda za e-pošte ali ISUD preklopi na osnovni pogled.

 


 

 

 

1.7          Novice za registrirane uporabnike

 

Registrirani uporabniki bodo po prijavi v aplikacijo VAČ na osnovni strani videli samo Novice na katere so prijavljeni in imajo status Novice za registrirane uporabnike. Na katere kategorije Novic je uporabnik prijavljen se lahko vidi in nastavi v uporabniškem profile (Matični list): »Naročilo na novice«.

 

1.8          Vnos v knjigo pritožb in pohval

 

Vnos v knjigo pritožb in pohval je omogočen samo registriranim uporabnikom. Uporabnik pri izpolnjenvanju obrazca izbere ustrezen regionalni arhiv kamor želi posredovati pohvalo / pritožbo. Iz spustnega seznama mora še natančno opredeliti ali gre za pohvalo ali pritožbo in nato izpolni še povzetek pohvale / pritožbe ter  opis.

 

1.9          E-Obrazci / E-Vloge

 

Registrirani končni uporabnik lahko odda e-Vloge oziroma e-Obrazce. Dostop do oddaje vloge je omogočen iz glavnega menija: E-Obrazci / E-Vloge:

 

Uporabniku se odpre seznam vseh E-Vlog oziroma E-Obrazcev, ki so še v postopku. Seznama je seveda prazen, če uporabnika nima začete nobene e-Vloge ali pa je ta že v statusu ZAKLJUČENO.

Na dnu seznama je gumb za vnos nove vloge:

Po kliku na zgoraj omenjeni gumb se uporabniku odpre naslednja stran v aplikaciji, kjer se mora odločiti za vrsto obrazca in za Regionalni Arhiv kamor bo vloga posredovana. Uporabnik lahko izbira med tremi vrstami vlog:

-        Vloga za izjemni dostop

-        Vloga za uporabo reprodukcije arhivskega gradiva

-        Obrazec za reprodukcijo

 

1.9.1          Vloga za izjemni dostop

Pri vlogi za izjemni dostop mora uporabnik izpolniti vsa polja, ki so na ekranu. Edino polje Opomba je lahko prazno. Ko uporabnik izpolni polja lahko shrani Vlogo za izjemni dostop. Vloga dobi status V IZDELAVI. Sedaj ima vloga svojo identifikacijsko številko in uporabnik jo lahko podpiše z digitlanim potrdilom in nato pošlje v obdelavo izbranemu arhivu.

Uporabnik iz seznama izbere vlogo za izjemni dostop, ki je v statusu V IZDELAVI. Odpre se elektronski obrazec E-Vloge. Na dnu tega obrazca si uporabnik lahko ogleda tudi PDF oblika obrazca preden se ta obrazec digitalno podpiše. Nato lahko uporabnik izvede digitalni podpis dokumenta:

 

Po kliku na gumb za Podpis obrazca se izvede klic centralne storitve JU za digitalno podpisovanje dokumentov (SICES). Če uporabnik ni prijavljen s certifikatom, potem bo SICES zahteval od uporabnika, da izbere ustrezen certifikat. Nato se odpre SICES stran, ki zahteva vnos gesla:

 

Po vnosu gesla in podpisu dokumenta se vrnemo v VAČ aplikacijo. Na dnu strani se sedaj poleg PDF obrazca prikaže tudi ikona za pregled Digitalnega podpisa:

Uporabnik sedaj lahko odda obrazce na izbrani Arhiv v odobritev.

1.9.2          Vloga za uporabo Reprodukcije AG

Uporabnik mora izbrati namen uporabe gradiva in vnesti signaturo fonda ali zbirke. Naslov fonda ali zbirke se napolni samodejno. Vpisati je potrebno še tehnično enoto.

Nadaljnji postopek je enak kot je opisan pri vnosu Vloge za izjemni dostop.

 

1.9.3          Obrazec za reprodukcijo

 

Uporabnik lahko izpolni tudi obrazec za reprodukcijo. Na obrazcu mora izbrati Vrsto reprodukcije in število kopij. Nato mora dodati vsaj eno popisno enoto za katero želi izvesti reprodukcijo.

Uporabnik dodaja popisne enote preko gumba »Dodaj PE«.

 

Uporabnik v naslednjem ekranu vpiše Signaturo Fonda, naslov fonda se vpiše avtomatsko. Potrebno je še ročno vpisati Tehnično enoto:

S klikom na dumb »Dodaj PE« se vrnemo na obrazec, kjer imamo dodano izbrano popisno enoto:

Nadaljni postopek podpisovanja in oddaje obrazca je enka kot je opisano za Vlogo za izjemni dostop.

 

Na osnovnem pregledu E-Dokumento in E-Obrazcev uporabnik lahko spremlja status svojih vlog vse dokler jih napredni uporabnik ne odobri in zaključi.

Ko je vloga oziroma obrazec zaključena, potem uporabnik lahko preveri svoje vloge še vedno preko menija »Pregled zgodovine«

 

Pregled zgodovine E-Obrazcev / E-Vlog

Uporabnik iz glavnega menija izbere Pregled zgodovine:

Odpre se ekran, kjer mora izbrati ustrezno vrsto zgodovine, v našem primeru je to »Zgodovina e-obrazcev/e-vlog«, poleg tega pa mora uporabnik še izbrati časovni okvir (Od – Do):