Za prijavo/registracijo v aplikacijo Virtualna arhivska čitalnica (VAČ) uporabljamo enotno točko za preverjanje identitete uporabnikov SI-PASS. Postopek pridobitve in uporabe storitve SI-PASS je opisan na naslednji povezavi: https://www.si-trust.gov.si/sl/si-pass/.

Slika 1: Prijava v SI-PASS

VAČ omogoča prijave preko SI-PASS z digitalnim potrdilom, s smsPASS ali z uporabniškim imenom in geslom. Najbolj preprosta oblika prijave je slednja, vendar pa prijava z digitalnim potrdilom omogoča uporabniku podpisovanje dokumentov, vlaganje vlog na arhiv (npr. vloga za izjemni dostop) in pregledovanje naročenega gradiva z omejenim dostopom (t. j. gradivo, ki vsebuje določene kategorije osebnih podatkov).

Prijavo sprožimo s klikom na prvo od ikon zgoraj desno na domači strani VAČ, pod katero se odpre zavihek Prijava.

Slika 2: Vstopna stran VAČ

Po uspešni registraciji in prijavi preko SI-PASS je uporabnik avtomatično preusmerjen na vstopno stran VAČ.

Ob prvi prijavi uporabnik izpolni matični list in potrdi, da je seznanjen s pogoji uporabe in dostopnosti arhivskega gradiva.

Po potrditvi uporabniškega računa s strani skrbnika sistema VAČ lahko uporabnik naroča gradivo in reprodukcije.

V VAČ je možno iskati na štiri različne načine: po besedilu, po poljih, po tektoniki in po deskriptorjih.
 

Iskanje po besedilu

Je najbolj pogost način iskanja in tudi najbolj preprost. Iskalnik besedo išče v vseh danih elementih zapisa (v naslovu, vsebini, opombah ...). Geslovnik med vpisovanjem besede sproti prikazuje predloge iskalnih pojmov, ki se pojavljajo v zapisih.

Slika 3: Iskanje po besedilu

Iskanje po poljih

Iskanje po poljih je ciljno iskanje po določenem elementu zapisa. Trenutno je omogočeno iskanje po 11 elementih: jezik, klasifikacijska oznaka popisne enote (PE), kraj nastanka, naslov PE, nivo popisa, opomba, signatura PE, vsebina PE, vsebuje tudi in zvrsti arhivskega gradiva.

Slika 4: Iskanje po poljih – nabor elementov iskanja

Ta način iskanja je primeren, kadar poznamo točno signaturo gradiva, če želimo poiskati določeno besedo v naslovu oziroma če iščemo po kraju.

Slika 5: Iskanje po poljih – vpis točne signature gradiva

Iskanje po tektoniki

Tektonika je drevesni prikaz arhivskih fondov in zbirk v Slovenski javni arhivski mreži (SJAS). Omogoča prehajanje med nivoji popisa in orientacijo po arhivskem gradivu v celotni bazi.

Slika 6: Prikaz tektonike (drevesni prikaz)

Iskanje po deskriptorjih

Deskriptorji so gesla (osebe, kraji, pojmi), ki so predhodno vnesena in lahko povezujejo arhivsko gradivo različnih arhivov.

Slika 7: Iskanje po deskriptorjih

Orientacija po seznamu zadetkov

Slika 8: Seznam zadetkov – razlaga stolpcev

Za naročanje arhivskega gradiva s pomočjo informacijske rešitve VAČ mora biti uporabnik registriran in imeti status aktivnega uporabnika. Ta status mu po zaključenem postopku registracije dodeli pristojni arhiv. 

Ko uporabnik išče po bazi podatkov po celotnem besedilu ali po poljih, se mu glede na vneseni iskalni pojem odpre seznam zadetkov. Postopek naročanja se prične s klikom na okence levo od znaka za košarico pri posameznem zadetku. Ko uporabnik odkljuka popisne enote, ki jih želi naročiti, klikne na možnost »Dodaj v košarico«, ki je v meniju na levi strani. 

Slika 9: Seznam zadetkov pri iskanju po iskalnem polju

Kadar uporabnik išče po tektoniki arhiva, sproži naročanje gradiva tako, da s klikom odpre želeno popisno enoto. Nato v meniju levo izbere možnost »Dodaj v košarico«.

Slika 10: Iskanje po tektoniki arhiva

Vsebino košarice si uporabnik ogleda s klikom na ikono košarice v menijski vrstici.

Slika 11: Vsebina košarice

Ko uporabnik odpre košarico, se lahko odloči, da si bo gradivo ogledal (»Naročilo uporabe«) ali pa bo naročil reprodukcije gradiva (»Naročilo reprodukcije«).

V obrazcu za naročilo uporabe je treba navesti datum, na katerega uporabnik načrtuje ogled gradiva, namen naročanja (znanstveno raziskovanje, pravni oz. upravni interes ali drugo) in način dostopa do gradiva (ogled v čitalnici, ogled v VAČ …). Izvorno digitalno gradivo ali digitalizirano gradivo si je moč ogledati znotraj VAČ ali ga prejeti po elektronski pošti oziroma po sistemu za izmenjavo datotek, skupaj z ustreznimi metapodatki. Pri tem je treba opozoriti, da velika večina gradiva, ki ga hranijo arhivi, ni na voljo v tej obliki. 

Ogled fizičnega gradiva je možen le v čitalnici arhiva, ki je zanj pristojen. Če je uporabnik v dvomu, kateri arhiv hrani gradivo, si lahko pomaga z začetnim delom signature popisne enote, ki je okrajšava imena pristojnega arhiva: SI AS za Arhiv Republike Slovenije, SI_PAM za Pokrajinski arhiv Maribor, SI_PANG za Pokrajinski arhiv v Novi Gorici, SI_PAK za Pokrajinski arhiv Koper, SI_ZAC za Zgodovinski arhiv Celje, SI_ZAL za Zgodovinski arhiv Ljubljana ali SI_ZAP za Zgodovinski arhiv Ptuj.

Slika 12: Obrazec za naročilo uporabe gradiva

Ko uporabnik izpolni obrazec za naročilo, klikne spodaj na gumb »Oddaj naročilo«. Vloga za uporabo gradiva bo posredovana pristojnemu arhivu.

Tudi v primeru naročanja reprodukcij gradiva se uporabniku odpre podoben obrazec kot pri naročilu uporabe. Izpolnjena morajo biti polja z datumom načrtovane uporabe, namenom naročanja, vrsto reprodukcije (navadna fotokopija, digitalizat, digitalizat z izpisom na zunanji nosilec ipd.). Ko uporabnik izpolni obrazec za naročilo reprodukcij, klikne spodaj na gumb »Oddaj naročilo«. Vloga za naročilo reprodukcij bo posredovana pristojnemu arhivu.

Slika 13: Obrazec za naročilo reprodukcije

Po obdelavi naročila bo pristojni arhiv poslal uporabniku odgovor. Le-tega uporabnik najde v svojem uporabniškem računu na VAČ.

VAČ omogoča ogled objavljenega gradiva in naročanje za ogled v čitalnici (osebni obisk) oziroma v namenskem pregledovalniku v VAČ (oddaljen dostop).

Objavljeno gradivo se nahaja pri posamezni popisni enoti.

Kadar gradivo še ni objavljeno ali uporabnik zaradi osebnih okoliščin arhiva ne more obiskati osebno, lahko naroči posamezne popisne enote za oddaljen vpogled preko pregledovalnika v VAČ.

Po potrditvi naročila se uporabnik prijavi v VAČ in v meniju Naročila klikne za ikono svinčnika v zadnjem stolpcu seznama.

Po kliku na ikono svinčnika se uporabniku zopet odpre naročilnica in na obrazcu spodaj se nahaja gumb Poglej gradivo.

V namenskem pregledovalniku si uporabnik lahko pogleda podatke o posnetku in o posegih, ki so bili narejeni pri pripravi ali si enostavno pogleda gradivo. Pregledovalnik VAČ omogoča pregled tako standardnih besedilnih in slikovnih formatov kot tudi posebnih oblik digitalnega gradiva kot so dokumentni sistemi ali elektronska pošta.

Če je bil v postopku priprave gradiva dovoljen prenos izven VAČ, si uporabnik lahko datoteke shrani na svoj računalnik (klik na Prenesi v meniju levo).

Osebni podatek je, skladno z 4. členom GDPR, katera koli informacija v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom,  ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

Arhiv RS kot upravljavec osebnih podatkov na spletni stran VAČ za namene zagotavljanja storitev v zvezi z uporabo arhivskega gradiva vodi in obdeluje zbirko naslednjih osebnih podatkov o uporabnikih: ime in priimek, naslov, vrsta in številka osebnega dokumenta. Z dovoljenjem uporabnika se lahko zbirajo tudi kontaktni podatki, podatki o državljanstvu in poklicu.

Navedeni osebni podatki se zbirajo in hranijo v skladu z ZVDAGA, ZVOP-2 in GDPR.

Arhiv Republike Slovenije

Pokrajinski arhiv Koper

Pokrajinski arhiv Maribor

Pokrajinski arhiv v Novi Gorici

Zgodovinski arhiv Celje

Zgodovinski arhiv Ljubljana

Zgodovinski arhiv Ptuj

Piškotki so majhne datoteke z besedilom, ki jih na vaš računalnik ali mobilno napravo shranijo spletišča, ki jih obiskujete. S tem zagotavljamo bolj učinkovito uporabniško izkušnjo.

VAČ uporablja naslednje piškotke:

• vac.cookies.allowed - dovoljenje za uporabo piškotkov
• vac.locale, languageTag - izbrani jezik
• vac.accessibility.font.size, fontSize - izbrana velikost pisave
• vac.accessibility.font.family - izbrana vrsta pisave
• vac.accessibility.font.weight, - izbrana jakost (krepko, normalno) pisave
• vac.accessibility.css, cssTitle - izbrana barvna shema.