Podatki se zabeležijo na podlagi vpogleda v dokazilo o invalidnosti in se hranijo za čas uporabe arhivskega gradiva ali največ 1 leto oziroma do preklica dovoljenja s strani uporabnika.
V skladu s 6. členom Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih predstavlja omogočanje dostopa do arhivskega gradiva (tako fizičnega kot elektronskega) eno izmed ključnih poslanstev delovanja slovenskih javnih arhivov. Ker smo si v okviru strategije razvoja slovenskega elektronskega arhiva oziroma projekta e-ARH.si (2016-2021) zastavili tudi cilj oddaljenega ali spletnega dostopanja do arhivskega gradiva, smo digitalizirali čitalniške postopke in razvili Virtualno arhivsko čitalnico okrajšano VAČ.
Z Virtualno arhivsko čitalnico smo čitalniške postopke prenesli v digitalno okolje, kjer smo jih nadgradili, avtomatizirali in s tem optimizirali. S tem smo zagotovili oddaljeno dostopanje do arhivskega gradiva vsem zainteresiranim uporabnikom vključno z ranljivimi skupinami. Z vidika končnih uporabnikov Virtualna arhivska čitalnica vzpostavlja sodobno in intuitivno zasnovan grafični spletni vmesnik kot enotno vhodno spletno točko. Omogoča pregledno in učinkovito iskanje, naročanje in uporabo arhivskega gradiva vključno z interaktivno pomočjo in funkcionalnostmi izpolnjevanja spletnih obrazcev ter možnostjo plačevanja storitev preko sodobnih elektronskih plačilnih sistemov.
Z vidika naprednih končnih uporabnikov Virtualna arhivska čitalnica vzpostavlja učinkovite postopke upravljanja z uporabniškimi računi in naročili, pripravo in posredovanje elektronskega arhivskega gradiva ter nadzora nad rabo s posebnim poudarkom na varovanju arhivskih strokovnih zahtev in z zakonom varovanih podatkov. Za tehnične skrbnike pa Virtualna arhivska čitalnica vzpostavlja moderno modularno informacijsko rešitev, ki izpolnjuje vse zakonodajne in tehnične zahteve ter tako vzpostavljala varno okolje za uporabo arhivskega gradiva.
Z vidika uporabnikov arhivskega gradiva Virtualna arhivska čitalnica nadomešča sedanji iskalnik scopeQuery in ga nadgrajuje v učinkovitejšo uporabniško izkušnjo. V prvi prehodni fazi bo v uporabi tako imenovana »public beta« verzija Virtualne arhivske čitalnice, ki bo kasneje še nadgrajena in po potrebi optimizirana.